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| 合同管理制度（工程类） |
| 关键词：南京律师事务所 合同管理 工程 法律风险 |
作者：李燚律师
为了维护公司正常的经营秩序，为了降低公司合同风险、保护公司利益不受侵犯，特制定本管理规定。
第一条：本管理规定中“合同”的含义
公司涉及到的“合同”，主要包括：建筑装饰工程施工合同、建筑装饰工程分包合同、材料采购合同、劳务合同、保险合同、担保合同、联营协议、租赁合同、借款合同等等。其中，90％左右为建筑装饰工程施工合同，也正是本管理规定所说的“合同”的概念。其他合同的管理规定依照本管理规定参照执行。（劳动合同、上岗协议等企业与员工之间的非平等民事主体之间签订的合同不适用本管理规定）。
第二条：合同的洽谈和草拟
1、合同洽谈工作原则上应由公司法定代表人或其授权委托人进行。
2、鉴于建筑装饰工程施工合同一般采用格式文本（即：96年甲种本、96年乙种本、99年版本），并且考虑实际情况，该类合同目前允许分公司负责人代表公司与业主方或总承包方洽谈和草拟。
3、除了甲方有特殊要求，公司要求从合同前期洽谈开始就以99年格式文本作为基础，以更好地维护施工企业的利益。
4、合同洽谈全过程有理有节，按照招、投标文件及双方前期意向书等有关规定及约定洽谈合同具体条款，严禁擅自作主作出让步，严禁合同与原招投标文件进行实质性变更、损害公司利益。
5、合同草拟过程中，保证正本副本共计不少于4本。草拟合同全部条款尽量打印，即便手写也保证手写字体、格式等的一致性。合同中严禁涂改。合同中主要条款必须全部填写，严禁空白，具体包括如下：甲方名称、工程名称、工程地点、工程内容、开竣工日期、质量要求、合同价款、计价方式、付款方式、违约责任等等。
第三条：合同的审核和审批
1、无论价格多少、无论投标议标，合同必须在工程施工之前及时送交相关部门进行审核、审批。严禁工程开工一段时间甚至是完工后补签合同。
2、原则上由分公司经理本人携带合同来公司进行审核、审批；特殊情况需委托他人办理的，必须由分公司经理出具授权委托书（见附件一）。
3、为保证合同审核及审批工作的准确性，严禁以甲方急等着要或者赶火车等各种理由要求缩短审查合同的时间。
4、合同提交审核及审批之前须填写合同盖章申请表，并仔细完整填写相关信息。其中工程地点在南京市城区内的建筑装饰工程施工合同须提交工程质量技术安全部进行工程施工人员团体意外伤害保险的办理工作，相关人员审核并签字。其中合同价大于100万的工程，须提交信息管理部经理审核及确定，审核通过后签字。
5、法务经理负责审批建筑装饰工程施工合同，财务总监负责审核把关。大额垫资项目及自营工程在资信审查及要求提供担保的基础上，向董事长汇报、请示。
6、对于申请合同盖章的分公司人员，必须事先了解该合同的洽谈、合同的签订、工程的现状等相关事宜，以备回答提问。
7、合同中工程内容一般不允许包括玻璃幕墙工程，特殊情况并且已提供担保的情况下，由分公司经理签写幕墙装饰工程承诺（见附件二）。
8、200万元以上的议标项目在合同审核同时，发空白议标项目中标通知书至甲方盖章，信息资源部经理负责把关。
9、法务经理审核把关合同中不出现显失公平条款、甲方无理要求的条款、违法条款，并尽可能加入对公司有利的条款，例如在规定时间内甲供材不到场，乙方有权供应。
10、100万元以上的工程，必须选择公司在册项目经理作为合同中的项目经理。
11、法务经理对工程施工合同进行统一编号。
12、公司授权由总工程师负责审批建筑装饰工程设计合同。
第四条：合同的盖章
1、公司印章管理员负责合同的盖章及登记工作。
2、必须看到相关审核及审批人在盖章申请表上签字后方可盖章。
3、所有合同必须盖上骑缝章。
4、对于合同盖章后不能立即进行存档、并且合同条款为手写的合同，须留存一份合同复印件，以备合同返回后复核。并且登记已盖章合同时注明合同属于手写合同。
5、盖章为盖公司公章，公司下属分公司各类印章只作为公司内部往来使用或者资料专用，严禁对外使用。
第五条：合同的存档
1、分公司经理负责在公司合同盖章后15日内,将不少于三份的合同原件送交公司综合管理部印章管理员。对于200万元以上价款的合同，须送交五份。合同最后由综合管理部行政经理进行存档。
2、合同存档之前，印章管理员检查合同是否有擅自添加或修改痕迹。
方法为：查阅已盖章合同登记本，如果是手写合同，看送交存档的合同与盖章时留存的复印件是否有修改。如果是打印稿合同，看是否有手写添加。
发现合同有变更，无论大小，及时联系法务经理以确定是否需要追究及解决办法。
3、小项目且合同上未明确项目经理的，用“／项目负责人姓名”表示。
第六条：本管理办法自颁布之日起执行。
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