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| 合同管理制度（通用版） |
| 关键词：合同管理 法律风险 南京律师 |
合同管理制度（通用版）
为规范集团公司及各子公司合同的管理，预防合同欺诈和签约失误，正确履行合同，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，依据《中华人民共和国合同法》及有关规定，结合公司实际制定本制度。
1、合同管理
法律中心负责集团及各公司的合同管理，各公司办公室负责本公司各类合同的管理，各公司下属部门负责所在部门的合同管理。
2、相关部门对合同管理的职责
法律中心职责及合同管理内容：
a 为各公司各部门签订合同提供咨询服务。
b 对各部门提交的各类合同的合法性、合理性、风险性进行审查。
c 负责对各公司常用合同统一文本的审定。
d 负责集团及各公司除使用审定过的规范文本业务合同以外的合同的备案管理。
e 对集团及各公司出资、股权转让等有关公司成立和资产重组的协议和相关资料的管理。
f 配合各公司各部门制定出符合本公司本部门特点的合同签订程序和会审表，经公司领导批准后，签订合同严格按程序执行，按会审表审批。
集团公司办公室及各公司办公室职责：
a 负责对本公司合同专用章的管理。签订的合同按照审批程序经有权审批的领导批准后，方可加盖印章。
b 负责本公司法人授权委托书的发放和管理，办事人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书，特殊情况，由公司领导批准。
c 负责对本公司生效合同的档案管理。
d 对本公司生效合同的履行情况进行监督。
各部门职责：
a 按授权范围负责本部门合同的考察、谈判、审批、签订、档案管理、履行等。
b 对已签订生效的合同及时送本公司办公室进行档案管理。涉及本制度第二条法律中心职责第4、5项内容的合同送法律中心一份备案。
三、合同的形式
a 订立合同，除即时交割（货款两清）的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。
b 订立合同当事人的名称、住所、公章与其提供资信情况的当事人的名称、住所应保持一致。合同对方当事人属于自然人的，其姓名必须与身份证姓名相一致。
4、签约前的考察
一般项目确定后由承办部门组织2-3人进行考察，了解项目相对方的信誉、资质、经济实力、技术能力及履约能力。项目本身为动产的，应对其来源、结构、是否存在抵（质）押和合法性进行考察，考察结束后写出考察报告选定项目相对人。
重大项目（10万元以上或具有重大影响的）由公司理事会牵头抽调技术、财务、法律等方面人员组成考察组，对该项目的由来、经历、潜在能力、隐患及其价值和合法性进行考察，考察结束后，写出考察报告。最后由公司理事会牵头通过招、议标方式，选定项目相对人或标的物。
5、合同谈判
在合同谈判阶段，谈判人员应由以法定代表人或法人授权者为主，由考察组成员和熟知该项目知识的人员组成，仔细研究合同各项条款，分析防范合同各条款可能存在的风险，确保公司利益的最大化。具体注意事项：
a 合同标的物是动产、不动产的，应就质量要求标准、价格、是否合格，是否存在抵、质押情况，履行期限、地点，交、提货方式，运杂费怎样承担，付款办法及方式，提出质量异议的方式及期限，违约责任及索赔办法等内容进行具体协商，协商时应以维护我方合法权益为原则。
b 合同标的是行为的（如劳务合同），应就安全培训责任由谁承担，怎样遵守劳动纪律和安全规程，工资报酬的计算方式和工薪、福利、待遇发放办法，违章处罚原则和安全责任的承担办法及违约责任等方面内容进行谈判。
c 合同的生效条件，可采取单一生效条件：即双方签字盖章生效。对约定交付定金、预付款或需要公证的，应就交付定金、预付款或经公证后合同生效等事宜进行协商。
d 合同纠纷的管辖权在我方所在地，对我方有利，一旦发生纠纷，能有效节省诉讼成本，有利于案件的执行。要达到此目的在谈判时要将合同履行地、提货地、纠纷解决地明确在我方所在地。
6、合同的签订
合同由经办人与对方当事人谈判达成一致后，按照本制度第五条合同谈判所列具体注意事项的1—4项内容拟好合同条款（合同条款用语应简练明晰，文字表达应准确，双方权利义务应明确具体），附合同会审表按程序审批，审批完后由办公室编号并加盖合同专用章。法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同签订后应依法及时办理。
7、合同的存档与管理
合同签订后，由各公司经办人，将原件交各公司办公室存档一份，送法律中心备案一份（经公司审定的规范文本业务合同除外），经办部门留一份原件或复印件，属于本制度第二条法律中心职责第5项规定的合同，应在合同签订后15日内将合同及相关资料交法律中心管理。所有合同管理人员和经办人员要防止合同丢失和泄密。
8、合同的履行
合同经签订生效后即具有法律约束力，必须依约履行，否则要承担违约责任。合同经办人员必须按生效合同的约定行使权利、履行义务，避免发生违约行为，给公司造成损失。
9、合同的变更与解除
在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，需经双方协商，重新达成书面协议，程序同签订合同一样。新协议未达成前，原合同仍然有效。
10、罚则
出现下述情况之一的有关责任人应承担相应责任，并根据情节给予一定经济处罚：
1、合同经办人员对因考察失误或渎职给公司造成损失的；
2、在合同谈判或签约中失误给公司造成损失的；
3、在合同履行中未尽职责给公司造成损失的；
4、合同经办人、档案管理人未尽职责，造成合同丢失、泄密给公司造成损失的；
上述情况若属故意行为或与相对人恶意串通损害公司利益的，除赔偿损失外，按《刑法》有关规定，依法追究当事人的刑事责任。
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